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Die richtigen Worte finden

 Gibt es „die richtigen Worte“? – Ja. Worte sind immer dann „richtig“, wenn mit ihnen beim Gegenüber das gewünschte Verständnis für das Gesagte (oder Geschriebene) ausgelöst wird. Das heißt, sobald mein Gesprächspartner versteht, was ich möchte, habe ich die richtigen Worte gewählt.

 

Wie das geht, verrate ich in diesem Beitrag.

 

 Dr. Ralf Friedrich, Texter und Ghostwriter

 

 

 Richtig und Falsch

 

Normalerweise vertrete ich eine simple These: Richtig und falsch sind keine Gegensätze sondern Ergebnisse von Blickwinkeln. Allerdings durfte ich in den letzten Wochen mehrfach feststellen, dass meine bisherige Denkweise nicht grundlegend zutrifft. Man kann etwas richtiges meinen, aber falsch ausdrücken.

 

Ein Beispiel:

 

Einer meiner Beratungsklienten hat in den letzten Wochen verstärkt feststellen dürfen, dass seinerseits anberaumte Meetings immer zu spät beginnen, weil die Teilnehmer unpünktlich sind. Ausreden gibt es viele. Die Regel, „Alle sind pünktlich anwesend!“, wurde bisher als allen bekannt  angenommen, denn „(...) Es ist ja höflich, pünktlich zu sein.“ Doch es gibt einen klaren Unterschied zwischen impliziten und expliziten Reglungen. Mein Tipp an den Kunden: „Stelle eindeutig klar, dass jeder um Punkt 9.55 Uhr im Meeting zu sein hat, da es 10 Uhr startet.“ Was sagt aber der Klient zu seinen Mitarbeitern? – „Wir nehmen uns gemeinsam vor, ab dem nächsten Mal pünktlicher zu sein, damit wir um 10 Uhr starten können.“

 

Zerlegen wir den Satz:

 

„Wir nehmen uns gemeinsam vor...“ heißt soviel wie „Ich habe Angst, Ich-Botschaften zu senden und verstecke mich hinter einer scheindemokratischen Aussage, um nicht als Diktator dazustehen, obwohl ich der einzige bin, den die Unpünktlichkeit stört und der das ändern will.“

 

„... pünktlicher zu sein...“, Übersetzung: „Ihr dürft auch weiterhin zu spät kommen, aber es sollte näher an 10 Uhr liegen.“

 

„... damit wir um 10 Uhr starten können.“: „Eigentlich ist es auch egal, wann wir mit dem Meeting beginnen, aber 10 Uhr klingt gut...“

 

Das Ansinnen meines Klienten ist edel: Er möchte niemanden vor den Kopf stoßen. Leider verhindert er durch seine Wortwahl, dass seine Kollegen verstehen, was er möchte. Was er hätte tun müssen: Klare Ansagen machen!

 

 

„Wenn du etwas willst, bringe es verständlich auf den Punkt.“

 

 

Warum sind höfliche Formulierungen mitunter schädlich?

 

Das menschliche Miteinander ist von impliziten (unausgesprochenen, aber häufig bekannten) sowie expliziten (ausgesprochenen oder/und geschriebenen) Regeln geprägt. Häufig ordnen wir Tugenden wie Höflichkeit, Pünktlichkeit usw. in die „Daran hält sich jeder...“-Kategorie  ein; mit unschönen Folgen, wie im obigen Beispiel ersichtlich.

 

Das Explizieren von Handlungsanweisungen ist selten höflich. Es wirkt restriktiv, ist aber notwendig. Höflichkeiten hingegen verwaschen unsere Aussagen und lassen sie sanft(er) klingen. Daher nutzen wir den Komparativ (netter, pünktlicher, …), um nicht sagen zu müssen: „Sei pünktlich!“ Stattdessen heißt es: „Sei bitte ein wenig pünktlicher!“ Doch die Steigerungsform von Adjektiven bildet einen Interpretationsspielraum aus, der keine Regel festsetzt, sondern Optionen offenlegt. Das hilft niemandem.

 

Im Prinzip kann sich jeder verständlich ausdrücken, sobald er sich eines verdeutlicht: Wir sind dafür verantwortlich, was wir sagen UND was der andere versteht. Wir sprechen demnach nicht so, damit wir glücklich sind. Es geht darum, so zu kommunizieren, dass der andere uns verstehen kann und schlussendlich auch versteht. (Das gilt für einen Text wie auch für das gesprochene Wort.)

  

Prägnanz ist der Schlüssel

 

Was ein anderer als wichtig, richtig, irrelevant oder gar falsch einordnet, hängt mit dessen Wertesystem zusammen. Das Beispiel „Unpünktlichkeit“ basiert auf einer einfachen Konflikt: Einer Person ist es wichtig, strukturiert und pünktlich das Meeting zu beginnen. Allen anderen Teilnehmern nicht. Möchte der Meetingleiter den anderen vermitteln, was er möchte, sollte er:

 

1.  Die Regel an sich benennen („Ab morgen starten wir Punkt 10 Uhr.“).

 

2.  Eine Strategie bereitstellen, sodass jeder auch weiß, wie das umsetzbar sein kann („[...] Dazu ist bitte jeder 9.55 Uhr anwesend.“) und

 

3.  Eine emotionale Begründung finden, weshalb das wichtig ist (z. B.: „Wir stehlen uns gegenseitig Zeit, wenn wir nacheinander eintreffen und alle aufeinander warten müssen. Um uns gegenseitig zu unterstützen, möchte ich, dass wir pünktlich beginnen, um auch planmäßig aufhören zu können.“)

 

Durch eine derartige Struktur bekommen alle Mitarbeiter sowohl einen logischen wie auch emotionalen Hintergrund für die Regel(-änderung) genannt und können diese mit dem eigenen Wertesystem abgleichen.

 

Wir müssen uns von dem Denken lösen, dass Höflichkeit durch Umschreibungen von Sachverhalten zu Stande kommt. Auch Glaubenssätze wie „Das kann ich doch so nicht sagen!“, verhindern Klarheit. Grundlegend gilt: Man kann alles sagen. Prägnanz verringert die Gefahr von Missverständnissen.

 

Die Kernfrage ist demnach: „Was will ich von meinem Gegenüber?“ Sobald ich unmissverständlich kläre, was ich möchte, ist Prägnanz hergestellt. Vermeiden Sie lange Sätze, Komparative und Höflichkeitsfloskeln, die über „Bitte“ und „Danke“ hinausgehen. Auch Füllwörter/-sätze und Modalverben wie „vielleicht“, „also... ähm“, „könnte...“ verwässern Aussagen. Streichen Sie diese.

 

Stattdessen hier ein paar Beispiele, prägnanter Aussagen:

 

Beispiele:

 

(für Vorgesetzte) „Bitte seid 9.55 Uhr im Meeting, damit wir uns gegenseitig keine Zeit stehlen.“

 

(für Kollegen) „Das von Ihnen eingereichte Ergebnis erscheint mir inkorrekt. Überprüfen Sie es bitte an Stelle 'X'!“

 

(für Partner) „Das Kleid sieht toll aus. Die Schuhe runden das Outfit allerdings nicht ab. Was ist mit den anderen Pumps?“

 

(für Vertriebler) „Sagen Sie mir, für wen könnte unser Produkt ebenfalls von Interesse sein?“

 

 „Die richtigen Worte“ sind gegenüber dem Hörer/Leser respektvoll; sie verletzen ihn nicht. Sie werden mit Bedacht gewählt und erfüllen zugleich nicht ihren Sinn. Durch Klarheit erreichen Sie beides. Reduzieren Sie das, was Sie sagen möchten auf die Essenz. Das hilft am Ende allen.

  

Schlusswort für Perfektionisten und Akademiker

 

Präzision ist schön, solange es sich um eine Gebrauchsanleitung oder eine Studie handelt. Besonders Texter und Ghostwriter, in denen ein Perfektionist schlummert, fallen häufig auf die Präzisionsfalle herein. Auf einmal werden Texte zu lang und verfehlen ihre Wirkung.

Stellen Sie sich zum Lösen der Problematik immer eine Frage: Was macht Ihr Gegenüber mit der gegebenen Information? Sind alle Details relevant oder geht’s auch verkürzt? – Dann werden Sie feststellen, wieviel Sie sagen/schreiben müssen.

 

(Da ich Beispiele mag, hierzu noch ein abschließendes:)

 

Gleichungen wie „2x = 4“ kann man kürzen. Kürzen Sie entsprechend Wörter! Zum Beispiel „Verpflichtung“. „Ver-“ weg, „-ung“ weg und es bleibt die Pflicht. Semantisch besteht ein Unterschied, doch im Verständnis bleibt das kürzere Wort hängen. Beim nächsten Elternabend sind Sie viel stärker, wenn Sie anstatt „Es ist die Verpflichtung der Schule, dass...“ sagen: „Es ist die Pflicht der Schule...“. Präzision ist nicht immer notwendig.

 

 

Seien Sie prägnant und Sie finden immer die richtigen Worte!

 

Dr. Ralf Friedrich, Texter und Ghostwriter

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